Des dizaines de milliers d’entreprises sont lancées chaque année au Canada « Lancer une entreprise » est une tâche prioritaire pour les Canadiens et en est une qui n’est pas facile. Il y a diverses exigences juridiques d’ordre provincial et fédéral. Les exigences varient selon la taille et le type d’entreprise. Il y a beaucoup de points à réaliser et à comprendre pour faire quelque chose qui devrait aussi facile que possible.

En 2017, le Bureau de la transformation numérique a travaillé avec Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) et l’Agence du revenu du Canada (ARC) afin d’améliorer l’expérience de lancement d’une entreprise par l’intermédiaire de Canada.ca. Voici comment le projet d’optimisation s’est déroulé.

Comprendre le problème

Le lancement d’une entreprise est complexe. Il y a une série d’étapes et de décisions, et vous devez comprendre la séquence et les conséquences de chaque décision. Le faire comprendre se complique en raison des priorités différentes des organismes gouvernementaux en cause. Par exemple :

  • Corporations Canada, d’ISDE, souhaite aider les personnes à se constituer dans le régime fédéral;
  • l’ARC veut s’assurer que les entreprises obtiennent des comptes d’impôt sur le revenu des sociétés et un numéro d’entreprise;
  • les provinces ont leurs propres processus de constitution en société et de permis.

Les besoins des entrepreneurs étaient clairs. Ils voulaient :

  • traiter une exigence gouvernementale à la fois, dans le bon ordre, s’assurer qu’il ne manque rien;
  • comprendre quelles étapes ont déjà été complétées et lesquelles sont pertinentes et requises dans leur situation;
  • ne lire que ce qui s’appliquait à eux, au lieu de tout lire, et être facilement capables de se rendre à l’application nécessaire.

Afin de comprendre ces besoins, nous avons déterminé les différentes mesures et décisions qu’un nouveau propriétaire d’entreprise doit prendre.

Ce qui a également aidé à mettre en lumière certains des points du processus qui étaient particulièrement problématiques. Voici un exemple de diagramme de décision pour l’une des tâches de lancement d’entreprise, qui a mis en lumière les points problématiques.

Diagramme rédigé à la main qui montre ce qui se passe au moment de la constitution en société. La version texte suit.
Version texte

Le diagramme de décision rédigé à la main commence par « Constituer l’entreprise en société? ».

  • Dans l’affirmative, alors il faut « Obtenir un nom d’entreprise unique ou utiliser votre nom » (qui est mis en surbrillance pour montrer qu’il s’agit d’un point problématique)
  • Pour constituer une entreprise au niveau « fédéral », alors il faut « obtenir un rapport de recherche de dénominations fédéral ou provincial »
  • Si à l’échelon « fédéral », alors il faut « présenter votre demande »
  • Si à l’échelon « provincial », le diagramme se termine
  • Si la réponse est « non » à « Constituer l’entreprise en société », alors si vous en êtes le « propriétaire unique – propre nom », allez à « numéro d’entreprise »
  • Si la réponse est « non » à « propriétaire unique – propre nom », alors allez à « nom unique » (qui est mis en surbrillance pour montrer qu’il s’agit d’un point problématique), qui comprend les partenariats, les coopératives, autres

Que les gens constituent leur entreprise en société ou non, ils doivent choisir un nom unique pour celle-ci. Dans notre recherche initiale, le processus de dénomination semblait difficile, alors nous avons cherché à le valider.

Établir les grandes lignes de la conception actuelle

Après avoir compris le problème, nous avons mené une étude de faisabilité afin de déterminer une mesure de référence pour la conception actuelle.

L’étude comportait des tâches typiques que devraient effectuer les personnes qui lancent une entreprise, y compris choisir un nom unique. Dans le cas présent, nous avons recruté des étudiants en gestion puisqu’ils constituent un groupe de personnes susceptibles de lancer leur propre entreprise à l’avenir.

Les résultats nous ont fourni des taux de succès et de localisation permettant de constater dans quelle mesure la conception actuelle est efficace. Ils ont également fourni un aperçu de la manière dont les gens utilisent les éléments de la conception sur Canada.ca, et dont ils comprennent les renseignements présentés.

Dans la conception originale, aucun lien ne permettait de choisir un nom d’entreprise depuis la page « Lancer une entreprise ». Cette absence rendait la tâche très difficile pour les gens de trouver l’option; seulement 37 % de nos 20 participants d’essai de base ont été en mesure de trouver la recherche de noms d’entreprise.

Remanier le processus

Avec le diagramme de décision et les résultats de base en main, nous avons remanié le processus afin de résoudre les problèmes dont nous avions pris connaissance. Nous avons collaboré avec ISDE et l’ARC pour établir des prototypes qui, nous l’espérons, amélioreraient l’expérience vécue par les personnes qui lancent leur entreprise.

La compréhension du parcours typique a également contribué à garder le cap sur les principales étapes. Par exemple, nous avons simplifié la première étape en retirant bien des liens vers les guides, les plans d’affaires et les listes de contrôle. Ces éléments sont importants pour les entrepreneurs, mais ils avaient tendance à masquer les mesures législatives que doivent prendre les entreprises. À la place, nous avons fait de la première étape un lien unique vers « Planifier une entreprise ».

Évaluer les prototypes

Une fois que toutes les pièces variées de la nouvelle conception se sont rassemblées, nous avons lancé autre étude pour mettre à l’essai la faisabilité des prototypes. Nous avons mené cette étude auprès d’un groupe semblable de participants (étudiants en gestion). En moyenne, la réussite pour la tâche a augmenté pour passer de 52 % à 88 %.

Nous avons mis plus en évidence « Choisir un nom d’entreprise », le plaçant directement sur la page « Lancer une entreprise ». Nous avons également simplifié le chemin vers le formulaire actuel où vous pouvez effectuer une recherche. Lors de nos essais, la réussite pour la tâche est passée de 37 % à 94 %.

Cette mise à l’essai nous a donné l’assurance que nous étions dans la bonne voie. En fonction des améliorations que nous avons vues, nous avons été en mesure de lancer la nouvelle conception sur Canada.ca.

Le voir dans le monde réel

La nouvelle conception a été mise en ligne dans le menu « Entreprises » de Canada.ca au début de 2017. Après quelques mois, nous avons mesuré l’incidence sur les visiteurs de Canada.ca. Voici un exemple de la tâche « Nommer votre entreprise » :

Avant et après l’optimisation : Du 4 février au 4 avril 2017 et du 26 mai au 24 juillet 2017

Le diagramme montre la différence de flux avant et après l’optimisation. La version texte suit.
Version texte de ce diagramme

Le diagramme en entonnoir montre les étapes avant et après.

Avant, dans le haut de l’entonnoir, 520 utilisateurs ont accédé à « Nommer votre entreprise ». Puis, 30 % ont accédé à « Nuans – Rapport Nuans de recherche de dénominations ». Enfin, 5 % ont accédé à la section « En savoir plus » et seulement 2 % ont accédé à « Commander maintenant », où l’entonnoir se termine.

Après l’optimisation, dans le haut de l’entonnoir, 3 081 utilisateurs ont accédé à « Choisir un nom d’entreprise ». 59 % ont ensuite accédé à « Vérifier si ce nom est déjà utilisé ». Puis, 16 % ont accédé à la page « Recherche de noms de sociétés au Canada », où se termine l’entonnoir.

Comme le montre le diagramme, le flux est comme un entonnoir menant vers les résultats fructueux au bas de l’image. Avant l’optimisation, seulement 10 personnes (moins de 2 %) se sont rendues de la page « Lancer une entreprise » à la page « Choisir un nom d’entreprise ». Le diagramme « Après » montre ce qui s’est produit 2 mois plus tard : 16 % des visiteurs de la page « Choisir un nom d’entreprise » ont utilisé le nouveau chemin simplifié vers la page de recherche de noms d’entreprise. C’est 55 fois plus de personnes qui ont trouvé leur tâche!

Nous voulons connaître votre avis

Dites-nous ce que vous pensez de ce projet. Envoyez-nous un courriel à dto.btn@tbs-sct.gc.ca ou un gazouillis en utilisant le mot-clic #Canadadotca.

En savoir plus sur le projet